Eine wesentliche Aufgabe zur Vorbereitung einer Roten Liste ist das Sammeln aller verfügbaren Bestandsinformationen. Relevante Daten kommen z.B. von den Naturschutzbehörden der Länder, den zoologischen, botanischen und mykologischen Fachgesellschaften, den Leitern regionaler Kartierungsprojekte, Naturkundemuseen, Planungsbüros, forschenden Einzelpersonen oder Forschergruppen von Universitäten. Weitere Erkenntnisse ergeben sich durch die Auswertung von Fachveröffentlichungen.
Auch gezielte Nachsuchen können zur Vorbereitung von Roten Listen gehören. Dies ist sinnvoll, wenn es zu ausgewählten Arten seit Jahrzehnten keinerlei aktuelle Daten gibt, wenn unklar ist, ob diese Arten ausgestorben, vom Aussterben bedroht, extrem selten oder stark gefährdet sind.
Mit seinen Themenspecials gibt das Rote-Liste-Zentrum Einblick wie Rote Listen entstehen und stellt Expertinnen und Experten vor.